Cómo mantener tu empresa en funcionamiento en una crisis 

Según el Global Crisis Survey 2019 de PwC, el 69% de los directivos han sufrido una crisis empresarial en los últimos 5 años. De hecho, han sufrido una media de 3 crisis.

Algunas empresas salen de estas crisis sin un rasguño, a veces incluso reforzadas. En este artículo queremos ayudarte a que tu empresa sea una de ellas.

La planificación es el factor principal que hace que una empresa triunfe o se hunda frente a una situación de emergencia. El 54% de las empresas que se preparan para un posible desastre salen reforzadas, mientras que solo el 30% de las que no se preparan lo consiguen. Además, las empresas que ponen a prueba y mejoran sus planes de forma constante tienen 4 veces más probabilidades de superar la situación.

Es imposible tener un plan concreto para todas y cada una de las posibilidades, así que es mejor empezar por lo que es más probable que pueda afectar a tu negocio.

1. Valora los riesgos específicos para tu empresa – no te fíes de los planes de “talla única”

¿Existe riesgo de inundación en tus instalaciones? ¿Qué ocurriría si fallaran tus servidores? ¿Y si la empresa pasara por dificultades económicas y no pudiera pagar a sus acreedores? 

Actualmente, la mayor amenaza para las empresas en España es el coronavirus o COVID-19. Se trata de un virus que puede afectar a cada empresa de forma distinta.

Una empresa de software puede pedirle a sus empleados que trabaje desde casa y su productividad no se verá afectada, pero un comercio físico o una empresa de logística se enfrentan a una situación mucho más compleja.

2. Ten listo un Plan de continuidad del negocio (PCN) – aunque seas una pyme 

Todas las empresas, no importa su tamaño, deben tener un plan de contingencia ante situaciones de emergencia. Es esencial prever qué tipo de crisis tendrían un impacto mayor para el negocio y cómo va la empresa a reaccionar.

En este caso, internet tu mejor aliado. Es muy probable que puedas encontrar ejemplos de planes para tu sector que te pueden ayudar a poner en marcha el tuyo propio.

Todos los PCN deberían incluir:

• El nombre de la persona responsable de ejecutar y coordinar el plan y sus datos de contacto. Cualquier miembro del equipo puede alertar de la crisis, pero esta persona se encargará de ejecutar el plan de contingencia. Si tu empresa está presente en más de una ubicación, es necesario designar a un responsable en cada una.
• Un plan de comunicación interna y externa. Define cómo vas a comunicarte con tu equipo, clientes y proveedores.
• Prepara plantillas de mensajes con antelación. Para no perder tiempo en una situación de emergencia, ten listas plantillas de mensaje para tus comunicaciones por SMS, email o redes sociales. Si necesitas ayuda a la hora de añadir plantillas SMS a tu cuenta de Esendex, nuestro equipo estará encantado de ayudarte.
• Una lista de todos los sistemas que podrían verse afectados y la alternativa propuesta. Esto también te ayudará a detectar qué puedes hacer para prepararte antes de que ocurra una crisis para poder paliar su impacto. En el caso del COVID-19, Gartner ha preparado una lista de 10 preguntas que debes hacerte y que te ayudarán en este apartado de tu plan de contingencia. 

3. Pon a prueba tu plan

No sabrás si te has olvidado de algo importante o si es necesario ajustar tu plan hasta que no lo pruebes. Igual que harías con un simulacro de incendios, escoge un día y ejecuta el plan.

Puede que descubras que si tus empleados ya están de camino al trabajo no leen tus emails y no se enteran de que la oficina está cerrada. O que tu lista de contactos de tu personal no esté actualizada y no puedes ponerte en contacto con todo el mundo.

También es posible que descubras que algunos de tus sistemas no están disponibles desde una dirección IP de fuera de la oficina y que necesitas soporte técnico para asegurar que tus empleados puedan trabajar desde casa.

No puedes preverlo todo, por eso probar el plan es esencial.

Actualízalo con lo que hayas descubierto. No es solo buena práctica, es posible que alguno de tus clientes solo trabajen con empresas que tengan un Plan de continuidad del negocio sólido y probado. A nivel comercial puede ser una ventaja competitiva para tu empresa.

Por último, asegúrate de que todo el personal tiene acceso al PCN y lo entiende. Si tienes un sistema de aprendizaje interno, puedes crear un breve curso para asegurarte de que todos tus empleados lo han leído y lo entienden. 

Y sobre todo recuerda: no es cuestión de si ocurrirá algo, es cuestión de cuándo ocurrirá.