Hoy en día las empresas se enfrentan a multitud de amenazas. Ataques informáticos, desastres naturales o algo aparentemente tan insignificante como un corte de luz. En general este tipo de desastres son difíciles de predecir y, a menudo, inevitables. Pero esto no significa que las empresas no puedan prepararse para una situación de crisis.
El mejor enfoque en una situación como esta es tener un Plan de continuidad de negocio, o PCN, que incluya un plan de contingencia para la empresa.
¿Qué es un plan de continuidad de negocio?
Investopedia lo define como el proceso de crear un sistema de prevención y recuperación del negocio frente a amenazas potenciales. El objetivo del plan es asegurar que la empresa podrá continuar funcionando con normalidad frente a un desastre.
Por lo tanto, el plan necesita considerar todos los aspectos que puedan afectar a las operaciones de la empresa, ya sean tecnológicos, de personal o de otro tipo.
6 pasos para crear un plan de contingencia
Cada empresa tiene sus necesidades individuales. El proceso que te proponemos te ayudará a identificarlas e incluirlas en tu plan.
1. Define el alcance de tu plan
Ten claro cuál es el propósito y el ámbito de aplicación del plan. Esto es clave para empresas que tengan más de una oficina o tienda en distintos territorios. Deberás decidir si este plan será para todas las ubicaciones o solo para algunas.
2. Identifica las áreas clave del negocio
Estas dependerán del tipo de empresa y el sector en el que te encuentres. Las empresas del sector retail tendrán que tener en cuenta sus tiendas físicas, mientras que una empresa de software deberá centrarse en su infraestructura tecnológica.
3. Nombra a un responsable del plan
Decidir quién se encargará de poner en marcha el plan de contingencia en el caso de que fuera necesario es fundamental. Hay que definir a una persona que lidere el proyecto y a los puntos de contacto decisivos en cada departamento.
4. Define una estrategia de trabajo para cada departamento
Para hacer esto deberás hablar con los los líderes de cada departamento para poder entender sus necesidades y crear un plan de continuidad del negocio para los equipos, el software y los bienes tanto físicos como digitales. Estos pequeños planes por departamento deberán confluir en un plan global de continuidad de las operaciones.
Este plan deberá incluir la información de contacto de todos los jefes de departamento, así como del coordinador general en caso de crisis. Un SMS o una llamada son la forma más eficaz de comunicación frente a una emergencia.
5. Comunica el plan
Una vez hayas definido el plan, es importante que quede claro a todos los departamentos. Incluye toda la información necesaria en un documento accesible para todo el mundo.
Para que tu plan tenga éxito es esencial que esté disponible para todos los empleados en todo momento. Es posible que en algún momento tengas que comunicar tu plan a clientes o proveedores, así que tenlo en cuenta.
6. Ponlo a prueba
Aunque te esfuerces en crear un plan perfecto, no sabrás si funciona hasta que no lo pruebes. Como harías con un plan de evacuación de la oficina, realiza un simulacro para poner en práctica el plan varias veces al año.
Practicar tu PCN te permitirá comprobar que funciona, que sigue siendo relevante para la empresa y mejorarlo de forma progresiva.
Por qué deberías integrar el SMS en tu plan de contingencia
Durante una crisis o emergencia, el SMS puede ayudarte a mantener las operaciones de la empresa funcionando de distintas maneras:
- Asegúrate de que el personal está a salvo
- Mantén a tus empleados informados durante la crisis
- Monitoriza tus sistemas y automatiza un aviso por SMS al personal responsable si hay alguna incidencia
- Comunícate con tus clientes
- Mantén a los distintos departamentos comunicados
- Envía alertas
- Conserva tus recursos
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